Während die Tagesordnung einer Vorstandssitzung eine Reihe von Themen abdecken kann, müssen Notizen aus allen Diskussionen nicht in das Protokoll aufgenommen werden, sondern nur diejenigen, in denen ein Aktionspunkt vorgebracht wurde. Protokolle können vom Board Secretary, Assistant Secretary, Property Manager oder einem anderen bestellten Protokollschreiber genommen werden. Protokolle müssen nicht beim Staat eingereicht werden und können mit den Unternehmensunterlagen gespeichert werden. Es ist eine seltene Sitzung, bei der der Vorstand genug Zeit hat, alles zu erreichen, was er braucht. Eine etablierte und fokussierte Tagesordnung für Vorstandssitzungen hilft dem Board dabei, Genauigkeit, Effizienz und Produktivität zu maximieren. Die Tagesordnungen für die Vorstandssitzung umfassen Themen für die Verwaltung von Routinegeschäften und für die Bewältigung von Sonderprojekten. Argo Real Estate, das mehr als 60 Jahre lang der größeren New Yorker Co-op- und Eigentumswohnung-Community gedient hat, engagiert sich voll und ganz für die Ausbildung und Unterstützung seiner Vorstandsmitglieder. Die Argo University ist eine vierteljährliche Bildungssitzung für Koop- und Kondode-Vorstandsmitglieder, bei der Branchenexperten eingeladen sind, ihre Erkenntnisse zu relevanten Themen auszutauschen. Diese Seminare sind Echtzeit-Problemlösungssitzungen, in denen Experten und Vorstandsmitglieder wichtige Themen behandeln, mit denen Wohnimmobilien heute konfrontiert sind. Wie der Name schon sagt, besteht eine allgemeine Einigung über das Verfahren. Fragen in diesem Zustimmungspaket brauchen vor einer Abstimmung keiner Diskussion zu bedürfen. Sofern ein Boardmitglied nicht der Meinung ist, dass ein Punkt erörtert werden sollte, und die vorzeitige Streichung dieses Punktes beantragt, wird das gesamte Paket sofort ohne zusätzliche Erläuterungen oder Kommentare abgestimmt.
Da während der Besprechung keine Fragen oder Kommentare zu diesen Elementen zulässig sind, spart dieses Verfahren Zeit. Das Protokoll ist eine greifbare Aufzeichnung der Sitzung für ihre Teilnehmer und eine Informationsquelle für Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten. In einigen Fällen können Besprechungsprotokolle als Bezugspunkt dienen, z. B.: Die typische schriftliche Tagesordnung hat eine Überschrift der Identifizierung von Informationen. Andere Teile der Tagesordnung erscheinen wie ein Umriss, bei dem römische Ziffern verwendet werden, um Board-Themen zu identifizieren, die zur Diskussion stehen. Die meisten Ausschüsse und Ausschüsse überprüfen und genehmigen oder ändern das Protokoll zu Beginn der nächsten Sitzung. Sobald Sie die erforderlichen Überarbeitungen vorgenommen haben, müssen die Protokolle für zukünftige Referenzen gespeichert werden.
